挑战
54% 的专业人士表示，在杂乱的在线归档系统中搜索急需的文件浪费了时间。企业的文档（内容）定义范围很广，但它通常是指员工用于完成工作的任何信息。在传统文档内容通常采用纸质文档的形式，例如发票、简历和合同。然而，随着技术的进步，内容的定义已经扩大到包括视频和音频文件、社交媒体帖子、电子邮件、Web 内容等。
总体上文档包含两个类型：
- 结构化内容：预定义格式的数据，例如数据表、Markdown、XML 等。
- 非结构化内容：没有预定义格式的信息，可以包括 Office 文档、PDF 和电子邮件等内容。
如何创建、存储、分发、发现、存档和管理非结构化内容（例如扫描的文档、电子邮件、报告、医学影像和 Office 文档），并最终分析使用情况，使组织能够随时随地向用户提供相关内容，企业面临巨大的挑战：
- 知识孤岛：文档分散，缺乏共享渠道。
- 内容过载：大量内容难以筛选和管理。
- 版本混乱：文档多版本并存，易混淆。
- 协作困难：跨部门沟通不畅，效率低下。
- 知识提炼能力不足：员工难以有效总结和记录知识。
- 安全性和合规性风险：敏感信息易泄露，合规难保障。
- 搜索和检索效率低下：查找信息耗时，效率低。
- 缺乏知识更新机制：知识更新依赖个人，缺乏系统性。
- 外部知识整合困难：难以有效获取和整合外部信息。
- 生成式人工智能应用不足：未能充分利用AI提升管理效率。
AI 时代，文档的价值进一步被放大，知识型企业需要做出调整，应对竞争：
在线化协作
知识的创造和使用，已经转向在线化、多终端，企业需要适用这种变化
第三方参与
让客户、合作伙伴和社区成员参与知识建设，往往比封闭的知识更具有价值
机器语言与结构化
虽然超过 80% 的业务信息被锁定在非结构化内容中：纸质文档、办公文件、表格、传真、PDF、电子邮件、图片、视频，如果能够将它们转变为结构化数据，便于系统之间通过接口交流，那它传播的效率是惊人的
智能采集与分析
如果将 AI 技术引入到知识管理中，那么企业会发现有相当一部分知识实际上 AI 比员工做得更好，AI 带来的情报价值更具效率
搜索引擎优化
公开的知识库应该更方便检索，便于为客户和伙伴提供服务。同时，知识如果可以被搜索隐藏收录，那它可能会成为内容营销的利器
合规治理
随着监管和合规要求给所有行业的组织带来压力，控制各种形式的知识库的需求呈指数级增长。与此同时，通过分类和角色加强和简化安全性也十分重要
我们如何解决?
Websoft9 倡导的企业知识协作它可以帮助企业方便的充分利用外部知识，同时具备集体创作和知识迭代的技术手段，结合 AI 技术，实现智能化的知识管理与协作。
企业知识平台的建设不能陷入“一个软件搞定”的惯性思维，更不能依赖于软件公司的最佳实践。反而，企业需要首先了解自己的知识战略：
- 结构化与非结构化的知识比重
- 知识的公开与保密
- 知识的社会化协作
- 知识变现
- 知识的搜索与阅读用户体验
- 人工创作知识和机器创造知识的比重
- 知识的存储方式
针对战略再选择合适的工具，典型的工具包括：
- 生成式人工智能：ChatGPT Next Web
- 非结构化的 ECM：ONLYOFFICE、nextCloud、Owncloud、Kod 可道云
- 在线的产品文档：Docusaurus
- 研发知识协作：GitLab、Gitea、TeamCity
- 企业搜索引擎：Elasticsearch、Typesense、OpenSearch````
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